Quy trình viết biên bản họp bằng AI

Trước buổi họp, chuẩn bị: sổ ghi chép để ghi tóm tắt ý kiến, điện thoại để chụp ảnh sổ sau cuộc họp (nếu cơ quan cho phép: cũng dùng để ghi âm). Sau cuộc họp, chụp ảnh toàn bộ các trang ghi chép — mỗi trang chụp một ảnh riêng, đảm bảo rõ nét, đủ sáng.

Trên máy tính, mở Chrome, vào thanh địa chỉ gõ gemini.google.com rồi nhấn Enter. Đăng nhập bằng tài khoản Google nếu được yêu cầu.

Trong ô chat của Gemini, nhìn bên dưới ô nhập tin nhắn — tìm biểu tượng ghim/kẹp giấy 📎 hoặc biểu tượng hình ảnh 🖼️. Click vào đó. Cửa sổ chọn file mở ra — tìm đến thư mục chứa ảnh chụp ghi chép, chọn ảnh đầu tiên, click Mở. Lặp lại để tải thêm ảnh nếu có nhiều trang.

Sau khi đã tải ảnh, gõ vào ô chat:


Nhấn Enter.

Kéo chuột chọn toàn bộ văn bản Gemini vừa viết ra (từ đầu đến cuối). Nhấn Ctrl+C để copy.

Mở tab mới trong Chrome (Ctrl+T). Gõ vào thanh địa chỉ: notebooklm.google.com rồi nhấn Enter. Đăng nhập bằng tài khoản Google.

Nhìn góc trên bên trái, click nút "Tạo mới" (Create new) hoặc "+ Notebook mới". Đặt tên cho notebook, ví dụ:

Ở cột bên trái (Nguồn), click nút "+ Thêm nguồn" (Add source). Trong hộp thoại hiện ra, chọn tab "Dán văn bản" (Paste text) hoặc "Văn bản đã sao chép". Dán nội dung từ Notepad vào đây (Ctrl+V). Đặt tiêu đề: "Ghi chép tay cuộc họp". Click "Chèn" (Insert) hoặc "Thêm".

Nếu bạn có file ghi âm cuộc họp (định dạng .mp3, .m4a, .wav), click lại "+ Thêm nguồn". Chọn "Tải lên" (Upload). Tìm file ghi âm trên máy tính, chọn và click Mở. Chờ NotebookLM xử lý (có thể mất 1-3 phút tùy độ dài file).

Ở cột bên phải (ô chat), gõ câu lệnh:


Nhấn Enter.

Đọc toàn bộ nội dung NotebookLM vừa tổng hợp. Kiểm tra:
• Đã ghi đủ tên các ý kiến quan trọng chưa?
• Kết luận và phân công công việc có đủ chưa?
• Có sai sót so với thực tế cuộc họp không?
Nếu thiếu, gõ tiếp: 'Hãy bổ sung thêm phần [tên phần còn thiếu]'.

Sau khi hài lòng với nội dung tổng hợp, chọn toàn bộ câu trả lời của NotebookLM (click đầu dòng, kéo đến cuối, hoặc dùng Ctrl+A trong phần chat). Nhấn Ctrl+C để copy. Dán tạm vào Notepad như bước 5.

Quay lại tab Gemini (hoặc mở tab mới vào gemini.google.com). Nhìn thanh bên trái màn hình — tìm mục "Gem của tôi" hoặc "Khám phá Gem". Click vào Gem "Trợ lý viết biên bản họp" mà bạn đã tạo trước đó (xem Video 5 trong bộ hướng dẫn này).

Gõ câu lệnh đầu tiên với Gem:


Gem sẽ hỏi bạn muốn dùng mẫu biên bản nào. Chọn mẫu phù hợp. Gem tiếp tục hỏi nội dung cuộc họp — lúc này dán toàn bộ nội dung từ Notepad vào (Ctrl+V) và nhấn Enter.

Đọc kỹ biên bản Gem vừa viết. Nếu cần chỉnh, gõ yêu cầu cụ thể, ví dụ: 'Phần kết luận chưa đủ, hãy bổ sung thêm quyết định về [nội dung]'. Sau khi hài lòng, copy toàn bộ biên bản. Mở file Word mẫu biên bản của cơ quan bạn (file .doc/.docx), dán nội dung vào đúng các mục tương ứng.