🛠️Công cụ AI
2 tiện ích mở rộng NotebookLM cho công chức
Giới thiệu tiện ích giúp NotebookLM dễ dùng hơn trong tra cứu và làm việc hằng ngày.
NotebookLMDễ bắt đầu
Trích transcript
2 tiện ích mở rộng cực kỳ hữu ích Cho notebook LM giúp các đồng chí tối ưu quy trình làm việc nhanh hơn gọn hơn hiệu quả hơn notebook của mình có hơn 100 sổ ghi chú với nhiều mảng công việc khác nhau
Bài học từ nội dung
Những điểm có thể áp dụng ngay
🛠️
Chọn công cụ theo loại đầu vào
2 tiện ích mở rộng NotebookLM cho công chức giúp phân biệt công cụ nào phù hợp với văn bản, PDF, hình ảnh, âm thanh, slide hoặc video.
🧭
Đầu ra phải phục vụ công việc thật
Sơ đồ tư duy, flipbook hay video chỉ có giá trị khi giúp người học, người dân hoặc đồng nghiệp hiểu nhanh hơn.
🎛️
Tinh chỉnh sau khi AI tạo bản nháp
AI thường tạo bản đầu tiên rất nhanh, nhưng vẫn cần chỉnh câu chữ, bố cục, hình ảnh và lỗi tiếng Việt.
🚀
Thử nhỏ trước khi nhân rộng
Các bước trong video đều nhấn mạnh việc kiểm tra lại kết quả AI trước khi dùng chính thức.
Hướng dẫn thực hành
Làm theo từng bước
Các bước dưới đây được chuẩn hoá thành quy trình thực hành từ nội dung, transcript và cấu trúc công cụ của từng case study.
1
Xác định đúng đầu ra cần hoàn thành
Viết ra một câu mục tiêu cho case 2 tiện ích mở rộng NotebookLM cho công chức. Đầu ra cần đạt là một sản phẩm đầu ra cụ thể như sơ đồ tư duy, slide, video, tài liệu lật trang hoặc bộ prompt. Ghi thêm người dùng cuối là ai, dùng trong tình huống nào và tiêu chí nào được xem là hoàn thành.
Bạn sẽ thấy: Bạn có một mô tả ngắn về đầu ra cuối cùng, tránh tình trạng mở AI ra hỏi chung chung rồi nhận kết quả khó dùng.
Mẹo: Nếu chưa rõ phạm vi, hãy bắt đầu bằng câu: "Tôi cần hoàn thành việc gì, cho ai dùng, trong thời hạn nào?"
2
Gom và làm sạch dữ liệu đầu vào
Chuẩn bị nội dung gốc, mục tiêu sử dụng, định dạng đầu ra, đối tượng xem và tài sản hình ảnh/âm thanh cần dùng. Đổi tên file rõ nghĩa, bỏ bản trùng, che thông tin nhạy cảm và tạo một thư mục riêng cho case này.
Bạn sẽ thấy: Tất cả tài liệu cần dùng nằm ở một nơi, có tên dễ hiểu và không chứa dữ liệu không được phép đưa vào công cụ AI.
Lưu ý: Không dùng hình ảnh, giọng nói hoặc tài liệu của người khác nếu chưa có quyền sử dụng phù hợp.
3
Mở công cụ chính: NotebookLM
Mở NotebookLM, tạo notebook mới và đặt tên theo case: 2 tiện ích mở rộng NotebookLM cho công chức. Sau đó thêm các tài liệu nguồn liên quan vào cùng một không gian để AI trả lời bám nguồn. Nếu dùng thêm NotebookLM, hãy để NotebookLM xử lý phần tra cứu và dùng công cụ còn lại cho đầu ra cuối.
Bạn sẽ thấy: Bạn có một không gian làm việc riêng cho case này, sẵn sàng nhận tài liệu hoặc prompt.
Mẹo: Đặt tên dự án/notebook/cuộc chat theo cùng một quy ước để sau này tìm lại nhanh.
4
Nạp tài liệu và kiểm tra AI đã đọc đúng nguồn
Tải lên hoặc dán các tài liệu đã chuẩn bị. Sau khi nạp xong, hỏi AI tóm tắt nguồn đang có và liệt kê những phần còn thiếu trước khi yêu cầu tạo sản phẩm cuối.
Bạn sẽ thấy: AI phản hồi đúng tên tài liệu, đúng phạm vi và chỉ ra được các nhóm nội dung chính cần xử lý.
Xử lý lỗi: Nếu AI trả lời lệch, hãy tách tài liệu quá dài thành các phần nhỏ hơn hoặc nạp lại nguồn theo từng nhóm chủ đề.
5
Dùng prompt khởi tạo quy trình
Dán câu lệnh sau vào công cụ AI:
Hãy đề xuất quy trình tạo sản phẩm này. Trả về: công cụ cần dùng, thứ tự thao tác, prompt mẫu, tiêu chí kiểm tra chất lượng và cách xuất bản cuối cùng.
Bối cảnh: Giới thiệu tiện ích giúp NotebookLM dễ dùng hơn trong tra cứu và làm việc hằng ngày.
Công cụ dự kiến: NotebookLM
Yêu cầu: viết bằng tiếng Việt rõ ràng, có checklist kiểm tra và đánh dấu những điểm cần con người duyệt.
Bạn sẽ thấy: AI trả về một dàn ý hoặc quy trình có cấu trúc, chưa cần hoàn hảo nhưng đủ để bạn kiểm tra hướng đi.
Mẹo: Đừng yêu cầu AI làm bản cuối ngay từ lần đầu. Hãy lấy cấu trúc trước, duyệt cấu trúc rồi mới cho viết chi tiết.
6
Yêu cầu AI viết chi tiết từng phần
Dựa trên dàn ý đã duyệt, yêu cầu AI triển khai từng phần một. Với mỗi phần, yêu cầu AI ghi rõ: nội dung chính, căn cứ hoặc dữ liệu đã dùng, phần nào cần người phụ trách xác nhận.
Bạn sẽ thấy: Bạn nhận được bản nháp chi tiết nhưng vẫn kiểm soát được nguồn và những điểm chưa chắc chắn.
Lưu ý: Không chấp nhận các đoạn AI viết nghe có vẻ hợp lý nhưng không chỉ ra được dữ liệu hoặc căn cứ đã dùng.
7
Rà soát bằng checklist nghiệp vụ
Kiểm tra bản nháp theo checklist: đúng mục tiêu ban đầu, đủ bước, đúng thuật ngữ, không thừa thông tin nhạy cảm, có phần cần con người duyệt và không mâu thuẫn với tài liệu nguồn. Trọng tâm rà soát: kiểm tra bố cục, lỗi chữ tiếng Việt, tính nhất quán hình ảnh, âm thanh và quyền sử dụng tài sản.
Bạn sẽ thấy: Các lỗi lớn được phát hiện trước khi đưa ra sử dụng, đặc biệt là lỗi căn cứ, lỗi quy trình và lỗi diễn đạt.
Mẹo: Có thể yêu cầu AI tự tạo bảng "điểm cần kiểm tra lại", nhưng quyết định cuối cùng vẫn do người phụ trách thực hiện.
8
Tinh chỉnh bản cuối để dùng được trong thực tế
Chỉnh lại văn phong, rút gọn câu dài, thêm ví dụ hoặc biểu mẫu nếu cần. Nếu đầu ra là tài liệu, hãy đưa vào mẫu chuẩn; nếu là chatbot/quy trình, hãy thử với 2-3 tình huống thật.
Bạn sẽ thấy: Đầu ra không chỉ đúng về nội dung mà còn đủ rõ để đồng nghiệp, người dân hoặc học sinh có thể dùng được.
Xử lý lỗi: Nếu kết quả quá dài, yêu cầu AI tạo thêm bản tóm tắt 1 trang và bảng checklist thao tác nhanh.
9
Xuất bản, lưu trữ và phân quyền
xuất file đúng định dạng, lưu bản nguồn có thể chỉnh sửa và ghi lại prompt đã dùng
Bạn sẽ thấy: Bạn có bản cuối và bản nguồn có thể chỉnh sửa, kèm thông tin phiên bản để cập nhật sau này.
Lưu ý: Chỉ chia sẻ cho đúng nhóm người cần dùng. Kiểm tra quyền xem/sửa trước khi gửi ra ngoài đơn vị.
10
Biến thành mẫu dùng lại
Lưu prompt, checklist, cấu trúc thư mục và kinh nghiệm lỗi gặp phải thành một mẫu riêng cho case 2 tiện ích mở rộng NotebookLM cho công chức. Khi làm lần sau, chỉ cần thay tài liệu nguồn và bối cảnh cụ thể.
Bạn sẽ thấy: Case study này trở thành một quy trình có thể lặp lại, không phải thao tác thử nghiệm một lần.
Mẹo: Sau 1-2 lần sử dụng thật, hãy cập nhật lại prompt mẫu bằng các lỗi đã gặp để chất lượng ngày càng ổn định.